Medewerker projectadministratie & servicedesk
| Standplaats | Alphen aan den Rijn |
| Dienstverband | 32 tot 40 uur |
| Werkdagen | 4-5 dagen, in overleg |
Functieomschrijving
Als medewerker projectadministratie & servicedesk ben je een belangrijke schakel in de fulfilment van onze dienstverlening. Samen met drie directe collega’s zorg jij voor de wekelijkse verwerking van de gehele projectadministratie en behandel je op de servicedesk vragen van zowel opdrachtgevers als ZZP’ers per e-mail en telefoon. Je werkt op ons hoofdkantoor in Alphen aan den Rijn.
De activiteiten behorend bij de functie zijn deels afwisselend (servicedesk) doordat wij dagelijks een breed palet aan vragen en ondersteunende verzoeken van zowel onze ZZP’ers als van onze klanten ontvangen. Anderzijds wordt onze service gekenmerkt door een repeterend karakter (projectadministratie) rond het wekelijks borgen van het op tijd betalen van onze ZZP’ers en het op tijd factureren van onze klanten. Voor beide relaties is de projectadministratie de ontzorger van administratie.
Taken
De functie omvat de volgende taken en verantwoordelijkheden:
Servicedesk (25%)
- Inkomende telefoon beantwoorden
- Inkomende e-mails/tickets beantwoorden en verwerken
- Opdrachtgevers en ZZP’ers helpen bij vragen
- Aanvragen uittreksels KvK, VCA inschrijvingen verzorgen, toegangspassen voor op de bouwplaats aanvragen (GPI), dit alles als service naar onze ZZP’ers.
Controle op geautomatiseerde werkbonnen (15%)
- Controleren geaccordeerde werkbonnen
- Opvolgen van niet geaccordeerde werkbonnen
- Ontbrekende uren opvolgen
- Registratie en verwerking absenties
- Nabellen en verkrijgen van inkoopbonnen bij onze klanten
Inkoop- en verkoopfacturatie (40%)
- Controle op automatisch gegenereerde inkoopfacturen
- Controle op automatisch gegenereerde verkoopfacturen
- Verwerken van uitzonderingen in verkoopfacturatie
- Oplossen van disputen op inkoop- en verkoopfacturen
Dossier en contractbeheer (10%)
- Controleren en bevestigen van door de binnendienst ingevoerde plaatsingen
- Verkrijgen van verplichte documenten van ZZP’ers
- Monitoren en najagen niet ondertekende overeenkomsten
Debiteurenbeheer (10%)
Nabellen vervallen posten bij debiteuren
Plaats in de organisatie
- Je vormt een team met drie directe collega’s
- Je wordt aangestuurd door onze Manager SSC (shared service center)
Niveau van verantwoordelijkheid
Je bent voornamelijk verantwoordelijk voor de ‘reguliere’ verwerking van uren, facturen en inkoop. Je werkt binnen die kaders zelfstandig (in teamverband) en escaleert afwijkende taken naar jouw leidinggevende, die in overleg met jou bepaald welke actie er ondernomen dient te worden.
Profiel en competenties
Als medewerker projectadministratie & servicedesk herken jij jezelf in onderstaand profiel:
Helikopterview en zelfstandig werkend
Met dagelijks 400 actieve ZZP’ers die met ons werken, zijn onze actielijsten altijd vol. Je bewaakt continu de doorlooptijden en signaleert tijdig naar je leidinggevende indien er issues dreigen te ontstaan.
Communicatief vaardig
Je vervult deels een servicedesk functie, waarvoor goede communicatieve vaardigheden van groot belang zijn.
Geduldig
Onze doelgroep (ZZP’ers in de bouw en techniek) is niet altijd even sterk in het gebruik van apps en het voeren van administratie. Dat geeft ook niets, ieder zijn vak en onder andere voor dit soort zaken werken ZZP’ers met ons samen. Dit betekent wel dat je sommige zaken, die voor jou logisch zijn, duidelijk dient uit te leggen en soms bij het vervullen van een servicedesk taak in het algemeen wordt een bepaalde mate van geduld verlangd.
Stressbestendig
Zowel de werkvoorraad als vragen vanuit onze klanten vragen van tijd tot tijd het uiterste van jou.
Financieel inzicht
Er wordt geen uitgebreide financiële kennis van je verwacht maar financieel inzicht is noodzakelijk, bijvoorbeeld voor het controleren van inkoopfacturen en verkoopfacturen. Hiernaast zijn onze processen vrijwel volledig geautomatiseerd, je moet snel verbanden kunnen zien.
Punctueel
Gelet de grote impact van jouw werkzaamheden op de klantervaring én de financiële gevolgen die fouten kunnen veroorzaken, is het van groot belang dat je van nature accuraat en nauwkeurig bent.
Klantgericht
Ons klantenbestand is veeleisend, dit vraagt van ons een sterk vermogen om mensen tevreden te stellen en te houden; je dient ze van tijd tot tijd op afspraken te wijzen zonder daarbij de tevredenheid aan te tasten.
Teamspeler
Onze dagelijkse uitdagingen vragen een intensieve samenwerking onderling, we vragen veel flexibiliteit van elkaar.
Repeterende werkzaamheden
Een deel van de werkzaamheden is repeterend: je moet er plezier uit halen ‘de klus’ iedere week weer te klaren. Los hiervan, zit in het onderdeel Servicedesk natuurlijk ook weer veel afwisseling.
Functie-eisen
- Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau, tenminste MBO
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Heb je genoemde ervaring nog niet, overtuig ons middels een motivatiebrief of bel en wie weet…. Het is vooral inzet die de rol tot een succes maakt!
- Cijfermatig sterk
- Handig met digitale systemen (databases, boekhoudpakketten, Office)
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- Woonachting in een straal van 40 km rondom Alphen a/d Rijn
- Een VOG is een vereiste
Wat we jou kunnen bieden?
- Een leuke, uitdagende en dynamische functie;
- Een enthousiaste, leuke werkomgeving waarin jij samen met jouw directe collega’s meebouwt aan een groeiende onderneming en mensen blij maakt met mooie opdrachten en onbezorgd ondernemerschap;
- Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
- Een goed salaris mét bonusregeling;
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden gebaseerd op de NBBU CAO Vast Personeel
Over Regiebouw
Regiebouw bestaat sinds 1997 en is in de loop der jaren uitgegroeid tot grootste ZZP intermediair in de bouw en techniek. Dagelijks werken meer dan 400 vaklieden op uiteenlopende projecten door heel Nederland en dit aantal groeit gestaag. Ons doel: volledige ontzorging van onze relaties zodat zij zich kunnen richten op datgene waar ze goed in zijn: mooi werk leveren! Er heerst een informele sfeer en je komt te werken in een jong team met ongeveer 20 enthousiaste collega’s.
Regiebouw werkt vanuit vestigingen in Alphen aan den Rijn (hoofdkantoor), Eindhoven, en Alkmaar. Om onze groeiambities verder vorm te geven en de kwaliteit van onze dienstverlening hoog te houden, zijn we op zoek naar enthousiaste aanpakkers die graag de mouwen opstropen en meebouwen aan de groei van onze onderneming en zichzelf willen ontwikkelen.
